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1秒で介護事務作業を劇的効率化

こんにちは、鎌原です。

 

皆さんのキーボード上にAltキーとTabキー(WindowのPC限定)があるかと思います。この2つを同時押しすれば、介護事業所の事務作業は劇的に楽になります。

 

これを読まれている方は、今すぐAltキーを押しながら、Tabキーを押してください。おそらく、このブログの前に利用していたアプリに移動します。移動したら、またAltキーとTabキーで戻ってきてもらえればと思います。

 

介護事業所の事務作業では多くのソフトを同時に開く必要があるはずです。請求ソフトを開いて基本情報を確認しつつ、エクセル管理の計画書に基本情報を転記、更に同時にシフト調整もやるので、シフトアプリやエクセル管理のシフトを開いて、追い打ちをかけるように、アセスメントやモニタリングをワードやエクセルで作成したりしていませんか?今の時期は、報酬改定もあるのでブラウザで様々な情報を検索しているかもしれません。

 

このようにPC上では複数業務を同時並行するわけなので、それぞれのアプリを行ったり来たりします。その際に、多くの事業所の方はマウスを使って、アプリの右上や左上にあるアプリ最小化ボタンを押して、移動したい先のアプリをクリックして作業を行い、また同じ流れで先程まで利用していたアプリへ戻ります。

 

普通にこの移動の操作をしていれば早くても3秒はかかるはずです。もし、同時にかなりの数のアプリを開いている方は、探しているアプリの場所がわからずに、それを探す時間に更に数秒から数十秒かかっているはずです。

 

例えばですが、アプリを移動する回数が一ヶ月平均で1日100回(請求時期とそれ以外で事務作業量が違うため)あり、平均移動時間が5秒、年間240日勤務すると、100回✕5秒✕240日=で120000秒=約30時間/年になるわけです。1日以上ただただアプリを移動しているだけという計算です。しかもこの例は、PCに抵抗感なく利用できる方をイメージしていますので、実際のスキルレベルやアプリを同時に開く量によっては、この数倍になる方もかなり多いでしょう。

 

ですから、AltキーとTabキーの同時押しで、前後のアプリを行き来したり、Altキーを押しながらTabを押すことで、探しているアプリを簡単に見つけることができます。これを使えば、1秒かからずにアプリ移動ができるので使わない理由はありません。慣れるまでは少し大変ですが、2、3日たったら戻れなくなりますから頑張りましょう。

 

事業所にお邪魔させていただく際に、「あっ、これもったいないな」と思うことが沢山あるので、また気づいたら書きます。